Eine korrekte Rechnung ist im Handel ebenso wichtig wie ein exakter Lieferschein. Auf dieses Thema sind wir bereits in einem vorherigen Blog-Beitrag eingegangen.
Der Handel (Lebensmitteleinzelhandel und auch Fachmärkte) hat ein paar besondere Ansprüche, die über die deiner anderen Kunden hinaus gehen. So ist es beispielsweise wichtig, dass du den Fabrikabgabepreis (FAP) ausweist und nicht mit Einzelartikel-Rabatten arbeitest. Ebenso müssen unter anderem die Zolltarifnummern, die Global Trade Item Number (GTIN) und deine Global Location Number (GLN) auf der Rechnung auftauchen. Darüber hinaus gibt es noch ein paar weitere Punkte zu beachten.
Wenn deine Rechnung nicht all die wichtigen Informationen enthält, wird diese abgelehnt und du musst sie ändern. Das zuvor vereinbarte Zahlungsziel von beispielsweise 20 Tagen beginnt erst, wenn du eine korrekte Rechnung eingereicht hast. Dies hat zur Folge, dass aus 20 Tagen Zahlungsziel ganz schnell 60 Tage oder mehr werden können. Die Anpassung deines bestehendes Rechnungssystems kann schließlich auch einige Tage in Anspruch nehmen.
Eine nicht korrekt eingereichte Rechnung hat für dich also nicht nur zur Folge, dass zusätzliche Arbeitszeit in der Buchhaltung aufgewendet werden muss, sondern auch, dass dir Cashflow verloren geht. Denn die Information, dass deine Rechnung abgelehnt wird, erhältst du meist erst nach Ablauf der Zahlungsfrist. Gerade bei großen Rechnungsbeträgen kann dies fatal sein, wenn in der Zwischenzeit eine Rechnung von deinem Produzenten/Rohstofflieferant eintrifft.
Aus diesem Grund ist es wichtig, dass deine Rechnungen von Anfang an alle wichtigen Informationen enthalten. Gern stellen wir dir eine Vorlage zur Verfügung und geben dir weitere hilfreiche Tipps.
Außerdem kannst du vor dem Einreichen deine Rechnung von der Zentrale prüfen lassen. So geht definitiv nichts schief 😉